Privacyverklaring

Versie 1.0 van 7 december 2021

1. Inleiding

In deze Privacyverklaring staat beschreven hoe De Weesper Vereniging voor Meervoudige Democratie (hierna: De Weesper) omgaat met persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die herleidbaar zijn tot geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen. Dat betekent dat de naam van een persoon op wie de gegevens betrekking hebben bekend is, dan wel dat die persoon kan worden achterhaald. Voorbeeld van een persoonsgegeven is een naam van een persoon of een huisadres, maar ook e- mailadressen kunnen persoonsgegevens zijn. De Weesper verwerkt persoonsgegevens en andere data in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het waarborgen van de privacy van de leden en bezoekers van De Weesper is een belangrijke taak en daarom beschrijven wij in deze Privacyverklaring welke informatie er binnen De Weesper verzameld wordt en hoe er binnen De Weesper van deze informatie gebruik wordt gemaakt.

Om de privacy te waarborgen zijn binnen De Weesper de volgende maatregelen van kracht:

Persoonsgegevens worden door De Weesper verwerkt in overeenstemming met het doel /
de doelen, waarvoor deze zijn verstrekt of verzameld.
Verwerking van persoonsgegevens is beperkt tot uitsluitend die gegevens, die minimaal
nodig zijn voor de realisatie van die doelen.
De Weesper heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen
waardoor de beveiliging van jouw persoonsgegevens is gewaarborgd.
De Weesper zal geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is
voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt/verzameld. In dat geval
wordt door deze partij de privacy op dezelfde wijze gegarandeerd.
De Weesper is op de hoogte van jouw rechten omtrent het omgaan met jouw
persoonsgegevens en wij zullen deze rechten respecteren.

2. Voor welke doelen worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

Persoonsgegevens van leden worden door De Weesper verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

Ledenadministratie.
Financieel administratieve doeleinden zoals het innen van de ledenbijdrage.
Communicatieve doeleinden zoals de nieuwsbrief en andere communicatie rondom activiteiten en commissies.
Organisatie van communicatie rondom evenementen en trainingen.
Vermelding naam van leden op de website DeWeesper.nl en het communicatieplatform.

3. Van wie worden persoonsgegevens verwerkt?
Binnen De Weesper maken we onderscheid in de volgende doelgroepen:

Leden
Vrijwilligers die zich inzetten voor De Weesper
Sponsors / donateurs en andere geïnteresseerden
Nieuwsbrief-abonnee

4. Verwerking van persoonsgegevens van leden

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst. Hiervoor vraagt De Weesper de volgende persoonsgegevens

Voor- en achternaam.
Postcode, straatnaam en huisnummer.
Woonplaats.
E-mailadres van het lid en bij jeugdleden (ook) van de ouders.
Telefoonnummer (mobiel nummer) van het lid en bij jeugdleden (ook) van de ouders.
IBAN-nummer en ten naamstelling rekening.

5. Verwerking van persoonsgegevens van sponsors / donateurs en/of andere geïnteresseerden

Persoonsgegevens van sponsors / donateurs en/of geïnteresseerden worden door De Weesper verwerkt ten behoeve van informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten naar de sponsors / donateurs en andere geïnteresseerden. Voor deze doelstelling kan De Weesper de volgende persoonsgegevens vragen:

Voor- en achternaam;
Telefoonnummer;
E-mailadres
Sponsors: Bedrijfsnaam

Voor sponsors geldt een sponsorcontract. De gegevens worden door De Weesper opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking voor de periode dat het sponsorcontract met De Weesper loopt dan wel men geïnteresseerd is in de activiteiten van De Weesper.

6. Verwerking van persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbrief abonnees worden door De Weesper verwerkt ten behoeve van het informeren van de abonnees d.m.v. (digitale) nieuwsuitingen. Grondslag voor deze persoonsgegevens is voor alle leden de aanmeldingsovereenkomst. Hiervoor verwerkt De Weesper de volgende persoonsgegevens:

Voor- en achternaam;
E-mailadres.

7. Verwerking van persoonsgegevens van minderjarigen

De Weesper verwerkt alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger via het aanmeldingsformulier.

8. Verstrekking persoonsgegevens aan derden

De Weesper verkoopt of verstrekt persoonsgegevens niet aan derden, behalve in geval dat dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht (bv. ten behoeve van contributie-inning), sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. De Weesper blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. De gegevens die jij aan De Weesper geeft kunnen aan derde partijen verstrekt worden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. De Weesper maakt gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de ledenadministratie, financiële administratie en website
Het registreren van het lidmaatschap
Het assisteren bij de contributie-inning
De organisatie van sponsorzaken
Het hosten van de website
Het analyseren van website statistieken
Het verzorgen van communicatie per e-mail
Het versturen van nieuwsbrieven
Het verzorgen van social media communicatie

9. Hoe lang bewaart De Weesper mijn persoonsgegevens?

De Weesper zal je persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld dan wel op grond van de wet is vereist. Onze bewaartermijn is maximaal 7 jaar.

10. Beveiliging van de persoonsgegevens

De Weesper neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De Weesper heeft hiervoor de volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

Beveiligingssoftware, zoals een virusscanner en firewall;
Wij versturen jouw gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de
adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk;
Alle personen die namens De Weesper van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn
gehouden aan geheimhouding daarvan;
De Weesper hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen;
De Weesper maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij
fysieke of technische incidenten;
In ons archief worden alle relevante (papieren) persoonsgegevens in afsluitbare kasten
bewaard;
De Weesper test en evalueert regelmatig haar beveiligingsmaatregelen.

11. Persoonsgegevens alleen binnen de EU

De Weesper verstrekt geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

12. Het maken van foto- en video opnames en het gebruik ervan op de website van De Weesper

Tijdens alle activiteiten die door De Weesper worden georganiseerd mogen/kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en andere betrokkenen of iemand namens de (uitgenodigde) pers;
De Weesper is de eigenaar/beheerder van de website deweesper.nl. De website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging. Deze informatie is bestemd voor leden, externe contacten en belangstellenden. Op de website van De Weesper kunnen foto’s geplaatst worden. Dit geldt ook voor social media;
Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij De Weesper. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van De Weesper;
Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze website wordt vooraf toestemming gevraagd aan betrokkenen;
Het auteursrecht van de gepubliceerde foto’s berust bij de maker. Indien gewenst kan de naam van de maker in de publicatie / op de website vermeld worden. Indien hierover geen afspraken zijn gemaakt, dan kan de vermelding: ‘Foto: De Weesper’ gebruikt worden.
Bij gepubliceerde foto’s op de website van De Weesper kan de voornaam van de gefotografeerde persoon worden vermeld. Achternamen worden alleen vermeld als die personen een functie bekleden bij De Weesper zoals leden van het bestuur of begeleiders en trainers van de teams. Hiervoor dient vooraf toestemming gegeven te worden;
Er worden bij de foto’s geen adressen en telefoonnummers vermeld anders dan van diegene met een functie voor de vereniging zoals leden van het bestuur en commissieleden.
In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur.
Het bestuur van De Weesper is eindverantwoordelijke voor de De Weesper website en voor de De Weesper Facebook-pagina en andere officiële De Weesper social media.

13. Het gebruik van de website van De Weesper

De website wordt beheerd door De Weesper. Bij bezoek aan deze website kan De Weesper gegevens van jou verwerken. Dit kan bijvoorbeeld gaan om gegevens die je via vragenlijsten of ergens anders op de website hebt ingevuld. Ook in het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert De Weesper jouw privacy, onder andere door naleving van de Wet bescherming persoonsgegevens en de van toepassing zijnde gedragscodes. Dit houdt onder meer in dat jouw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover verenigbaar met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en je bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van jouw persoonsgegevens.

14. Rechten omtrent jouw gegevens

Je hebt altijd het recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens, die wij van jou hebben. Tevens kun je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen jou vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken. Als De Weesper jouw persoonsgegevens verwerkt op basis van een door jou gegeven toestemming, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

15. Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij jou hierover direct contact met het bestuur van De Weesper op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

16. Vragen

Als je naar aanleiding van dit Privacy Statement nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op (zie contactgegevens onder aan dit document).

17. Publicatie Privacyverklaring en wijzigingen daarin

Op deweesper.nl/privacy.html zal steeds de meest recente versie van ons Privacyverklaring staan. De Weesper behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Het is aan te raden om deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent. Bij belangrijke wijzigingen zal De Weesper u hierover via de Nieuwsbrief en de website informeren.

18. Toestemming

Na het doornemen van deze Privacyverklaring ga je daarmee akkoord en geef je De Weesper toestemming om daarnaar te handelen, tenzij je - gemotiveerd - aangeeft waartegen je bezwaar maakt.

19. Contactgegevens

Bestuur De Weesper
Oudegracht 35
1381CG Weesp

E-mail: info@deweesper.nl